출근해서 오늘 할 일 정하는데 한 시간 걸리던 제가 15분으로 줄인 방법

오늘의 할일을 정리하는 직장인

 

출근해서 오늘 할 일 정하는데 한 시간 걸렸습니다. 노트에 이것저것 적다가 지우고, "뭐가 급하지?" 고민하고, 이메일 뒤지며 어제 뭐 했는지 찾아보고, "일단 이것부터 할까?" 시작했다가 "아니 저것부터 해야겠다" 바꾸고, 10시 넘어서야 제대로 일 시작했습니다. 출근 후 15분 계획 루틴 만든 후 완전히 달라졌어요. 노트 펴서 오늘 할 일 3가지만 적고, 별표로 우선순위 정하고, 캘린더에 시간 블록 잡으니 9시 15분에 계획 끝났고, 9시 20분부터 바로 일 시작 가능했으며, 무엇보다 "오늘 뭐 할지 명확하다" 자신감이 매일 생겼습니다.

오늘 할 일 정하는데 한 시간 걸렸습니다

9시에 출근해서 자리 앉으면 일단 노트 폈어요. '오늘 할 일' 제목 쓰고 떠오르는 대로 적었는데, A 프로젝트 기획서, B 미팅 준비, C 이메일 답장, D 자료 정리, E 보고서 수정, F 전화 걸기 계속 나왔습니다. 10개 넘게 적었는데 '이걸 언제 다 하지?' 막막해졌어요. 뭐부터 해야 할지 몰라서 멍하니 노트만 쳐다봤습니다.

'뭐가 제일 급하지?' 고민했는데 다 급해 보였어요. A도 오늘까지고, B도 내일 미팅인데 준비 안 됐고, C는 어제 온 메일인데 답 안 했고요. '일단 이메일부터 확인하자' 메일 열어서 어제 뭐 했는지 찾아봤는데 10분 지나갔습니다. '아, A 하고 있었지' 기억났는데 '근데 B가 더 급한 것 같은데?' 또 고민했어요.

노트 다시 보면서 '이건 오후에 하고, 저건 내일 해도 되고' 지우고 또 적고 했는데 우선순위를 못 정하겠더라고요. 이것도 중요하고 저것도 중요해서 어느 게 먼저인지 모르겠었습니다. 20분 더 고민하다가 '일단 A부터 시작하자' 결정했는데 '근데 A를 몇 시간 할 거야?' 또 막혔어요. 시간 배분도 안 돼 있었거든요.

'오전에 2시간? 아니 3시간?' 고민하다가 그냥 '일단 하다가 보자' 시작했는데 이미 10시 넘어갔어요. 출근한 지 한 시간 지났는데 실제로 일한 건 없었습니다. 할 일 정리하고 우선순위 고민하고 시간 배분 생각하느라 한 시간 다 갔어요. 매일 이랬습니다.

3가지만 적으니 10분 만에 끝났습니다

동료가 말했어요. "나 요즘 출근하면 15분 만에 계획 끝나. 오늘 할 일 3가지만 적거든." "3가지만요?" "응, 3가지만 선택해서 지김은 일하고 있어." 신기했습니다. 저는 10개 넘게 적는데 그 동료는 3개만 적는다니요.

"어떻게 골라요?" 물었는데 "간단해. 오늘 안 하면 문제 생기는 거 1개, 오늘 하면 좋은 거 1개, 시간 나면 하는 거 1개. 3가지면 돼." 듣고 나니 할 만해 보였어요. 저도 해보기로 했습니다.

다음 날 9시 출근해서 노트 폈는데 이번엔 생각을 바꿨어요. '오늘 꼭 해야 하는 거 뭐지?' 물어봤습니다. A 프로젝트 기획서였어요. 내일까지 제출인데 오늘 안 끝내면 야근 각이었거든요. 1번에 적었습니다. '오늘 하면 좋은 거 뭐지?' B 미팅 준비였어요. 모레 미팅인데 오늘 준비하면 여유 있을 것 같았습니다. 2번에 적었어요.

'시간 나면 하는 거 뭐지?' C 이메일 답장이었어요. 급한 건 아닌데 답장 안 한 지 이틀 됐거든요. 3번에 적었습니다. 끝났어요. 3가지만 적으니 5분도 안 걸렸습니다. 예전엔 10개 적느라 10분 썼는데 지금은 3개 적는데 5분이면 됐어요. 게다가 '이 정도는 할 수 있지' 자신감 생겼습니다.

그다음 우선순위 정했어요. 1번 앞에 별 3개 ★★★, 2번 앞에 별 2개 ★★, 3번 앞에 별 1개 ★ 이렇게 그렸습니다. 별 많은 순서대로 하면 됐어요. 고민 끝났습니다. 우선순위 정하는 데 2분 걸렸어요. 총 7분 만에 오늘 할 일이랑 우선순위 정리 끝났습니다.

방식	기존 (10개 리스트)	변경 (3가지만)
리스트 작성	떠오르는 대로 10개 (10분)	꼭 해야 할 것 3개 (5분)
우선순위	고민하다 포기 (20분)	별표로 즉시 표시 (2분)
시간 배분	어림짐작 (막막함)	캘린더 블록 (5분)
총 소요	1시간 이상	12분

캘린더에 시간 블록 잡으니 명확해졌습니다

3가지 적고 우선순위 정했는데 마지막 단계가 남았어요. 시간 배분이었습니다. 예전엔 '오전에 A 하고 오후에 B 하지 뭐' 막연하게 생각했는데 시간을 정확히 안 정해놨거든요. 그래서 중간에 딴짓하게 되고, 시간 부족해지고, 결국 못 끝내는 일이 많았어요.

이번엔 구글 캘린더 열어서 시간 블록 잡았습니다. 1번 A 프로젝트는 제일 중요하니까 오전 시간 통으로 줬어요. 9시 20분부터 12시까지 2시간 40분이었습니다. 2번 B 미팅 준비는 오후 2시부터 3시 30분까지 1시간 30분 잡았어요. 3번 C 이메일은 오후 4시 30분부터 5시까지 30분 줬습니다. 블록 잡는 데 5분 걸렸어요.

총 12분 만에 오늘 계획 끝났습니다. 할 일 3가지 적고 (5분), 우선순위 정하고 (2분), 시간 블록 잡고 (5분) 끝이에요. 예전엔 한 시간 걸렸는데 지금은 12분이면 됐습니다. 48분 벌었어요. 게다가 훨씬 명확했습니다. '9시 20분부터 12시까지 A만 하면 돼' 딱 정해졌거든요.

시간 블록 잡아놓으니 중간에 흔들리지 않았어요. 10시쯤 동료가 "잠깐 이것 좀 봐줘" 불렀는데 캘린더 보니 '지금은 A 시간이네' 싶어서 "12시 이후에 봐줄게. 지금은 A 하는 중이야" 거절할 수 있었습니다. 예전엔 "응" 하고 가서 30분 써줬는데 지금은 블록 지켰어요. 방해받지 않았습니다.

15분 계획이 하루를 결정합니다

이 루틴 6개월 하니까 제 업무 스타일이 완전히 바뀌었어요. 첫째, 오전이 달라졌습니다. 예전엔 10시에 시작했는데 지금은 9시 20분에 시작해요. 40분 벌었는데 이게 엄청 크더라고요. 오전 집중 시간이 2시간에서 2시간 40분으로 늘어났거든요. 중요한 일을 오전에 끝낼 수 있었습니다.

둘째, 방향이 명확해졌습니다. 예전엔 '오늘 뭐 하지?' 계속 고민했는데 지금은 노트 보면 바로 알아요. 1번 ★★★, 2번 ★★, 3번 ★ 순서대로 하면 끝이거든요. 중간에 다른 일 들어와도 "이건 내일 하고 오늘은 1번 끝내자" 우선순위 지킬 수 있었습니다. 흔들리지 않았어요.

셋째, 성취감이 생겼습니다. 3가지만 적어놨으니까 다 끝낼 수 있었어요. 예전엔 10개 적어놓고 5개 못 해서 "오늘도 못 끝냈네" 아쉬웠는데 지금은 3개 다 끝내고 "오늘 다 했다!" 뿌듯해요. 매일 성취감 느끼니까 업무가 즐거워졌습니다. 출근이 덜 싫어졌어요.

넷째, 시간 관리가 정확해졌습니다. 캘린더에 블록 잡아놓으니 '오전에 이거 끝낼 수 있나?' 예측 가능했어요. 2시간 40분이면 A 프로젝트 초안 끝낼 수 있거든요. 실제로도 12시 되기 전에 끝났습니다. 예상대로 흘러가니까 통제감 생겼어요. 계획대로 되는 느낌이었습니다.

다섯째, 동료들한테 칭찬 들었습니다. "요즘 일 빨리 끝내네?", "오전에 뭐 그렇게 많이 해?" 물어봤는데 "출근하면 15분 동안 계획 세워. 오늘 할 일 3가지만 적고 시간 블록 잡으면 돼" 알려줬어요. 몇몇 동료가 따라 했는데 효과 봤답니다. "진짜 명확해지네요. 왜 진작 안 했지?"

단계	활동	시간
1단계	오늘 꼭 할 일 3가지만 적기	5분
2단계	별표로 우선순위 표시	2분
3단계	캘린더에 시간 블록 잡기	5분
완료	9시 20분부터 업무 시작	총 12분

오늘부터 시작해 보세요

여러분도 내일 아침부터 시작해 보세요. 9시 출근하면 노트 펴세요. '오늘 할 일' 제목 쓰고 3가지만 적으세요. 10개 적지 말고 3개만요. "오늘 안 하면 문제 생기는 것" 1개, "오늘 하면 좋은 것" 1개, "시간 나면 하는 것" 1개요. 5분이면 됩니다.

그다음 우선순위 정하세요. 1번 앞에 별 3개, 2번 앞에 별 2개, 3번 앞에 별 1개 그리세요. 별 많은 순서대로 하면 끝이에요. 고민 안 해도 됩니다. 2분이면 충분해요. 그리고 구글 캘린더 여세요. 1번에 오전 시간 통으로 주고, 2번에 오후 시간 일부 주고, 3번에 짧은 시간 주세요. 5분이면 블록 다 잡혀요.

총 12분 만에 오늘 계획 끝났습니다. 예전엔 한 시간 걸렸는데 지금은 12분이면 돼요. 48분 벌었어요. 9시 20분부터 바로 일 시작할 수 있습니다. 예전엔 10시에 시작했는데 40분은 빨라졌구요. 오전이 엄청 길어진 느낌입니다. 

한 달만 해보세요. 오전이 달라지고, 방향 명확해지고, 성취감 생기고, 시간 관리 정확해질 겁니다. 첫 15분이 하루를 결정해요. 그 15분만 잘 쓰면 나머지 시간이 술술 풀립니다. 내일 아침부터 노트 펴고 3가지만 적으세요. 3개면 충분합니다.